RFP được sử dụng khi yêu cầu đòi hỏi chuyên môn kỹ thuật, khả năng chuyên môn hoặc nơi sản phẩm hoặc dịch vụ được yêu cầu chưa tồn tại và đề xuất có thể yêu cầu nghiên cứu và phát triển để tạo bất kỳ điều gì đang được yêu cầu.

RFP trình bày các yêu cầu sơ bộ đối với hàng hóa hoặc dịch vụ và có thể quy định các mức độ khác nhau về cấu trúc và định dạng chính xác của phản hồi của nhà cung cấp. Các RFP hiệu quả thường phản ánh chiến lược và các mục tiêu kinh doanh ngắn hạn / dài hạn, cung cấp cái nhìn chi tiết mà các nhà cung cấp sẽ có thể đưa ra một quan điểm phù hợp.[2]

Các yêu cầu tương tự bao gồm yêu cầu báo giá (RFQ), theo đó khách hàng có thể chỉ cần tìm báo giá và yêu cầu thông tin (RFI), nơi khách hàng cần thêm thông tin từ nhà cung cấp trước khi gửi RFP. Một RFI thường được theo sau bởi một RFP hoặc RFQ.[3]

Về nguyên tắc, một RFP:

• Thông báo cho các nhà cung cấp rằng một tổ chức đang tìm kiếm để mua và khuyến khích họ nỗ lực hết mình.
• Yêu cầu công ty xác định những gì cần đề xuất để mua. Nếu phân tích yêu cầu đã được chuẩn bị đúng cách, nó có thể được kết hợp khá dễ dàng vào tài liệu Yêu cầu.
• Cảnh báo các nhà cung cấp rằng quá trình lựa chọn là cạnh tranh.
• Cho phép phân phối và phản hồi rộng rãi.
• Đảm bảo rằng các nhà cung cấp đáp ứng thực tế các yêu cầu đã xác định.
• Nói chung, dự kiến sẽ thực hiện theo một đánh giá có cấu trúc và thủ tục lựa chọn, để một tổ chức có thể chứng minh tính công bằng - một yếu tố quan trọng trong việc mua sắm khu vực công.